Документ основание смены фамилии

Предлагаем статью на тему: "Документ основание смены фамилии" с полным описанием проблемы и дополнительными данными. Актуальность информации на 2020 год и другие нюансы можно уточнить у дежурного юриста.

Содержание

  • Смена фамилии работника: как внести изменения

    Порядок оформления смены фамилии

    При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

    В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

    Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений

    Основания для изменения личных данных сотрудника

    После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

    • свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
    • новый паспорт лица;
    • СНИЛС и ИНН.

    Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

    Отказ при смене фамилии, имени или отчества

    Решение о государственной регистрации смены фамилии, имени и отчества принимает руководитель органа ЗАГСа, если Вы получаете отказ, то причина такого отказа должна быть чётко сформулирована в письменной форме, а все предоставленные Вами документы возвращены.

    Каких-то особых критериев, по которым закон запрещал бы органам ЗАГСа регистрировать смену фамилии, имени и отчества нет, такое решение принимается всегда исходя из каждой конкретной ситуации. Однако, если цель смены ФИО предполагает злоупотребление правом или уклонение от своих прямых обязательств, то в таких ситуациях гражданину однозначно будет отказано. Тем не менее, Вы можете полученный отказ обжаловать в суде.

    Как оформлять приказ об исправлениях в трудовой книжке

    Получив обращение сотрудника, работодатель издает локальный распорядительный акт, который дает возможность внести запись в трудовой при смене фамилии и утвердить необходимость скорректировать кадровые документы. Форма приказа законодательно не установлена, его оформляют произвольно.

    С приказом знакомят всех упомянутых в нем работников.

    ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

    О внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой работником фамилии

    В связи со сменой фамилии главного бухгалтера Викторовой Виктории Викторовны (новая фамилия — Никанорова)

    1. Руководителю отдела кадров А.А. Александровой внести изменения в кадровые документы работника, а именно изменить личные и паспортные данные.

    2. Контроль за исполнением приказа возложить на руководителя отдела кадров А.А. Александрову.

    1. Заявление В.В. Викторовой от 21.01.2020.
    2. Копия свидетельства о заключении брака от 18.01.2020 IV-МЮ № 123456, выданного Кутузовским отделом ЗАГС Управления ЗАГС г. Москвы.
    3. Копия паспорта 45 19 № 562324, выданного ОМВД России по Даниловскому району г. Москвы 26.01.2020.

    Директор Иванов И.И.

    С приказом ознакомлены:

    Руководитель отдела кадров Александрова Александрова А.А.

    Датировка

    Часто даты этого документа вызывают вопросы. В наличии у кадровика три даты: когда было выдано свидетельство о заключении брака, когда работник на руки получил паспорт с измененной фамилией и когда подал заявление в кадровый отдел с просьбой о внесении изменений.

    Внимание! Правильно оформленный приказ должен быть датирован третьим числом (не позднее трех рабочих дней с его подачи): когда сотрудник изъявил желание смены документов. До этого момента организация не имеет права вносить какие-либо изменения в личное дело или куда-либо еще.

    Реестр смены фамилий, имен или отчеств

    После положительного решения органом ЗАГСа производится запись в книге актов гражданского состояния об изменениях, где указываются такие данные:

    • ФИО, место и дата рождения заявителя, гражданство и национальность (не обязательно), место проживания его до момента смены фамилии, имени или отчества;
    • ФИО гражданина после его смены;
    • дата регистрации и номер записи акта о рождении, каким органом записи актов гражданского состояния был зарегистрирован;
    • Номер и серия свидетельства о смене фамилии, имени и отчества.

    Обязательна ли точная форма

    Утвержденной формы этого приказа не существует. Законом предусмотрены только требования к бумаге, которая будет издаваться по этому поводу. И главное из них — содержание реквизитов тех первичных документов, которые послужили основанием. Это прямо сказано в девятой статье Закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

    Таким образом, у приказа может быть любая форма. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Руководствоваться при этом нужно ГОСТ Р 6.30-2003. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.

    На основании каких документов меняют данные в трудовой книжке

    Перечень документов, которые позволяют оформить запись об изменении фамилии в трудовой книжке, установлены постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003. Пункт 2.3 утвержденной им инструкции определяет перечень документов-оснований:

    • паспорт;
    • свидетельство о рождении;
    • свидетельство о браке или о его расторжении;
    • документы с подтверждением изменения (с указанием номера и даты).

    Наличие этих бумаг позволит специалисту по кадрам внести информацию в трудкнижку сотрудника.

    Основание для изменений

    Общее правило требует корректировку персональных данных начинать с получения заявления работника. К документу прилагаются подтверждающие бумаги (копии), издается приказ руководителя, являющийся сигналом к действию для отдела кадров.

    К сведению! Законодательство не предусматривает каких-либо санкций за отсутствие заявления от гражданина (как и приказа руководителя), однако наличие его избавляет кадровика от многих неожиданностей и вопросов в будущем.

    К заявлению гражданин прилагает копии документов, служащих основанием изменений: свидетельство о браке (о расторжении брака), паспорт, в котором зафиксирована иная фамилия, копия судебного постановления и пр.

    Читайте так же:  Сын матери одиночки армия

    Следующий шаг – приказ руководителя, предписывающий кадровику сменить анкетные данные сотрудника. Единой формы такого документа нет. Шапка приказа может содержать формулировку: «Об изменениях в документах, содержащих персональные данные (ФИО)». Некорректно использовать фразы вида: «Приказываю изменить персональные данные (ФИО)», «Считать Иванову с такой-то даты Петровой» и другие, подобные им. Директор фирмы не уполномочен изменять персональные данные – это функции определенных госструктур. Вне зависимости от содержания приказа, Иванова, на основании выданных ей документов, так или иначе будет именоваться Петровой с определенной даты.

    Затем отдел кадров вносит коррективы в целый ряд документов, содержащих персональные данные сотрудника.

    Трудовой договор

    Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.

    Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.

    Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.

    Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов. В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.

    Развод

    В случае с разводом дело обстоит по точно такой же схеме. Главное – дождаться момента, когда сотрудница организации получит свидетельство о разводе и паспорт с обновленными данными на руки.

    Фамилия, имя или отчество могут смениться и из-за других причин. Работник может изменить свое ФИО в любой момент по собственной инициативе. От причин будут меняться только основания для издания приказа. В его содержании не будет существенных изменений. В описанных случаях будет правильно ориентироваться на приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

    Работник сменил фамилию. Что делать кадровику

    Смена анкетных данных работников организации – явление нередкое. Чаще всего меняют фамилию, если заключается брак, оформляется развод либо по другим, схожим с назваными, причинам. Такую возможность дает ФЗ №143 от 15-11-97 г., ст. 58 (1).

    Задача отдела кадров – грамотно отразить смену данных в документации. При этом в законодательстве порядок изменения анкетных сведений полностью не определен. Как действовать кадровику, чтобы это законодательство не нарушить? Практические вопросы применения законодательства при смене личных данных сотрудников – тема настоящей статьи.

    Документы, подаваемые вместе с заявлением о смене фамилии, имени и отчества

    К заявлению прилагаются такие документы:

    • свидетельство о рождении или паспорт;
    • для лиц, состоящих в браке, свидетельство о заключении брака;
    • если речь идёт о присвоении добрачной фамилии после расторжения брака, то нужно предоставить свидетельство о расторжении брака;
    • если есть дети до 14 лет, то прилагается свидетельство о рождении каждого ребёнка.

    Ваше заявление органы ЗАГСа рассматривают в месячный срок со дня его подачи, но если Вы забыли приложить какие-то документы к нему, то срок может быть увеличен, исходя из этих уважительных причин. В итоге всё может занять до трёх месяцев.

    Рассматривая заявление о смене фамилии, имени или отчества, орган ЗАГСа запрашивает все копии документов, в которые будут внесены изменения органами записи актов гражданского состояния.

    Если такие документы потеряны, то регистрация смены фамилии, имени или отчества будет произведена только после их возобновления. Документы будут проверены также на отсутствие разного рода несоответствий, устранение которых тоже может повлечь задержку выдачи новых документов.

    В какие еще документы нужно внести изменения

    Прежде всего следует обратить внимание на личную карточку работника и внести изменения в нее.

    Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения. Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку.
    Необходимо также указать дату изменения сведений.

    Удобно вносить указанные изменения и в разделе дополнительных сведений личной карточки.

    Кроме того, анкетные данные необходимо изменить:

    • в табеле учета рабочего времени (и расчета оплаты труда, если применяется этот бланк), ф. Т-12 (13);
    • в графике отпусков, ф. Т-7;
    • в лицевом счете, ф. Т-54 (54А).

    В небольших организациях нередко функции бухгалтерской и кадровой службы совмещает один сотрудник. Целесообразно в таком случае напомнить работнику и о необходимости замены:

    • пенсионного свидетельства;
    • банковских реквизитов карты (если зарплата перечисляется через банк).

    Это продиктовано важностью корректной сдачи индивидуальных сведений в Фонд на сотрудника. Ошибка может вылиться для организации в отказ приема отчетности и штрафные санкции.

    Несвоевременное же перечисление заработной платы чревато конфликтом с сотрудником и перспективой внеплановых проверок для фирмы.

    У ответственных лиц фирмы отсутствует обязанность извещать о смене анкетных данных Фонды соцстраха, медстраха. Нет необходимости и в обращении в налоговую за получением обновленного ИНН на сотрудника. Замена персональных данных гражданина не связана с изменением его идентификационного номера.

    Какие документы нужно менять при смене фамилии

    Такая регистрация по смене фамилии, имени или отчества проводится только ЗАГСом по Вашему месту жительства или же по месту рождения, где была произведена государственная регистрация человека, который изъявил желание поменять фамилию, имя или отчество.

    Как писать заявление о необходимости исправить Ф.И.О.

    Работодатель вносит запись о смене фамилии в трудовую книжку (в случае ведения трудовой, ч. 2 ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Для оформления организация запрашивает у работника заявление в письменной форме с просьбой об изменении записей. Утвержденный образец отсутствует. Формат обращения — произвольный.

    Читайте так же:  Как подать на алименты без установления отцовства

    Заявление включает такие сведения:

    1. Название учреждения-работодателя, должность и Ф.И.О. руководителя.
    2. Должность и Ф.И.О. обратившегося работника.
    3. Дата оформления обращения.
    4. В середине следующей строки — слово «заявление».
    5. Текст обращения с просьбой излагают ниже.
    6. После текста работник ставит подпись и расшифровывает ее.

    К заявлению об изменении следует приложить документы-основания.

    Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

    от главного бухгалтера Викторовой В.В.

    В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Викторовой на Никанорову прошу внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы.

    1. Копия свидетельства о заключении брака.
    2. Копия паспорта.

    Документы, которые выдают при смене фамилии, имени или отчества

    • ФИО до и после перемены, дата рождения гражданина, место рождения, гражданство, национальность, если её указано в книге записи актов гражданского состояния;
    • номер акта и дата его составления;
    • место регистрации с указанием наименования органа, производившего регистрацию смены ФИО;
    • дата выдачи свидетельства о смене фамилии, имени или отчества.

    На основании записи акта, сделанной ЗАГСом, все необходимые изменения вносятся в реестре актов гражданского состояния.

    Выдаются все свидетельства с внесёнными изменениями в записи актов гражданского состояния.

    Причины для изменения персональных данных

    Обстоятельства для смены установлены законодателем. Меняют данные самостоятельно граждане РФ в возрасте от 14 лет при наличии уважительных причин (до 14 лет — родители). Особенности действий при изменении регулирует Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ. Поводом для изменения являются:

    1. Собственное желание. Чаще всего из-за сложного или неблагозвучного произношения или религиозных взглядов.
    2. Бракосочетание. Фамилию исправляют при наличии бумаг о бракосочетании.
    3. Расторжение брака. Замена — при предоставлении бумаг о разводе.

    Как внести изменения в трудовую книжку

    Внесение записи регулирует постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003. Запись вносят на 1-й (титульный) лист.

    1. Имеющуюся запись с прежней информацией перечеркивают одной чертой синей ручкой.
    2. Рядом с перечеркнутой вносится новая информация. Это делают над записью, рядом, под записью — момент нормативно не урегулирован. На внутренней стороне обложки указывают документы-основания для корректировки. Строгая формулировка, как внести изменения фамилии в трудовую книжку, не утверждена. Вариантом является «Фамилия изменена на основании…». Работодатель указывает номер свидетельства-основания и его дату.
    3. Запись заверяет работодатель или лицо, которое им уполномочено (с расшифровкой), с указанием даты.
    4. Работодатель ставит печать учреждения или печать кадровой службы (если таковые имеются). Печать не должна перекрывать внесенные записи.

    Все надписи производят разборчиво, без сокращений.

    Вот так выглядит заполненный образец изменения фамилии в трудовой книжке:

    Куда и как вносятся коррективы

    Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:

    • Трудовой книжке. Это прописано в 26 пункте Правил хранения, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Причем изменения вносятся аккуратно. На лицевой стороне трудовой книжки фамилия перечеркивается одной чертой (так, чтобы предыдущую можно было прочитать). А информацию о том, почему это делается – ссылку на приказ с номером и датой – размещают на внутренней стороне обложки. Все заверяется «автографом» руководителя либо начальника кадровой службы и печатью организации.
    • Личной карточке работника по форме Т-2.
    • В личном деле. Оно должно будет содержать копию свидетельства о заключении брака.
    • Трудовом договоре. Для этого составляется к нему отдельное дополнительное соглашение с прописыванием причин изменения фамилии. Есть еще один вариант – переписать весь договор заново с новой фамилией.
    • Свидетельстве обязательного пенсионного страхования. В связи с Постановлением Пенсионного фонда №195п от 31 июля 2006 года оформить смену информации в этом документе может как сам работник, так и сотрудник кадровой службы компании, в которой он работает.
    • Банковской карточке.

    Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.

    Какие документы нужно менять при смене фамилии, имени или отчества

    Когда свидетельство о смене ФИО уже у Вас есть, то нужно внести новые данные в Ваши документы, а значит, поменять:

    • паспорт;
    • военный билет (если выдавался);
    • ИНН;
    • трудовую книжку;
    • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
    • документы о праве собственности на недвижимость;
    • банковские договора и другие ценные бумаги.

    Чтобы поменять паспорт, Вам нужно будет обратиться в паспортный стол, а для смены ИИН сходить в налоговую инспекцию, для смены военного билета – в военкомат и т. д. Такая процедура, конечно-же займёт некоторое время.

    Как сменить фамилию, имя или отчество взрослому

    1. В каких случаях можно сменить имя?

    Поменять фамилию, имя и отчество, обратившись в загс, совершеннолетний может в любой момент. Российское законодательство не указывает причин, по которым взрослому человеку нельзя было бы менять ФИО, однако оставляет за органами ЗАГС право отказать в предоставлении услуги. Если это случится, о мотивах отказа вам должны сообщить в письменном виде.

    Если у вас есть несовершеннолетние дети, нужно будет поменять их свидетельства о рождении. Это делают одновременно с регистрацией перемены имени.

    Если вы сменили фамилию одновременно с вступлением в брак или разводом, дополнительно регистрировать перемену имени не нужно, подтверждением смены фамилии станет свидетельство о заключении брака или свидетельство о расторжении брака. Менять свидетельства о рождении детей в таком случае тоже не придется. Если во время регистрации брака или расторжения брака вы не стали менять фамилию, а уже после решили поменять ее, вам нужно будет пройти обычную процедуру регистрации перемены имени.

    2. Какие нужны документы для смены имени?

    • заявление;
    • паспорт;
    • свидетельство о рождении;
    • свидетельства о рождении всех несовершеннолетних детей (если у вас есть дети);
    • если вы состоите в браке — свидетельство о заключении брака. Если вы состояли не в одном браке и при заключении браков изменяли фамилию, необходимо предъявить справки о заключении всех предыдущих браков;
    • если вы расторгли брак и после этого решили вернуть добрачную фамилию — свидетельство о расторжении брака. Если вы состояли не в одном браке, необходимо предъявить свидетельства о расторжении всех предыдущих браков;
    • если ваш супруг (супруга) умер — свидетельство о смерти;
    • информация об уплате госпошлины — за регистрацию перемены имени и за внесение изменений в каждое свидетельство об акте гражданского состояния: в ваше свидетельство о рождении, в свидетельства о рождении детей (если у вас есть дети), при необходимости — в свидетельство о заключении брака (госпошлина уплачивается в обязательном порядке, квитанция предоставляется по желанию заявителя).
    Читайте так же:  Пример расчета алиментов на одного ребенка

    Свидетельства (справки), выданные органами ЗАГС Москвы, не нужно предоставлять во время регистрации перемены имени, если в них не будут вноситься изменения и если они:

    • оформлены и выданы после 31 марта 2012 года;
    • выданы повторно;
    • выданы на основании исправленной (измененной) записи акта гражданского состояния за период с 1 января 1990 года.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Исключение составляет свидетельство о рождении — для перемены имени его нужно предоставить.

    3. Куда подавать документы?

    Для получения услуги обратитесь в орган ЗАГС по месту жительства или по месту регистрации вашего рождения.

    4. Сколько времени занимает регистрация перемены имени?

    При любом способе подачи документов стандартный срок рассмотрения заявления — один месяц со дня подачи. Если все необходимые для перемены имени документы были выданы отделом ЗАГС, в который вы обращаетесь, срок рассмотрения заявления может быть существенно сокращен, если нет — увеличен до трех месяцев.

    Если у сотрудников отдела ЗАГС не возникнет вопросов к документам, вас вызовут для регистрации перемены имени и выдачи свидетельства о перемене имени, повторных свидетельств о рождении детей и при необходимости повторных свидетельств о рождении, о заключении и (или) расторжении брака. Сама процедура регистрации перемены имени займет не более 60 минут.

    5. Какие нужно будет поменять документы?

    • паспорт гражданина России — в течение 30 дней;
    • полис ОМС — в течение 30 дней;
    • документы на автомобиль — в течение 14 дней;
    • водительское удостоверение — в течение 10 дней;
    • военный билет. Сообщить о смене фамилии в военкомат нужно в течение 14 дней, поменять военный билет можно позже;
    • загранпаспорт;
    • СНИЛС. Номер СНИЛС после смены ФИО. сохраняется, однако страховое свидетельство лучше заменить;
    • ИНН. Идентификационный номер налогоплательщика при смене ФИО не меняется, однако вы можете заменить свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе;
    • трудовую книжку;
    • документы о собственности на недвижимое имущество ;
    • карту москвича;
    • сертификат на материнский капитал.

    Большинство из этих документов можно оформить одним пакетом в центрах госуслуг «Мои документы». Здесь же можно переоформить субсидию на оплату ЖКУ, если вы являетесь ее получателем. Более подробную информацию об оформлении документов одним пакетом можно получить по телефону Единой справочной службы Москвы: +7 (495) 777-77-77.

    В документы, выданные за границей, изменения не вносятся. Принадлежность таких документов подтверждается свидетельством о перемене имени.

    Не забудьте сообщить об изменении ФИО банкам, ТСЖ или управляющей компании, Городскому центру жилищных субсидий (если получаете субсидии), районному отделу социальной защиты населения по месту получения социальных выплат (если получаете), Департаменту городского имущества (если являетесь очередником на улучшение жилищных условий), в учебное заведение (если вы уже окончили учебное заведение, документы об образовании менять не нужно).

    Инструкция: как правильно изменить фамилию в трудовой книжке

    Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества — это специальная запись, которую делает кадровик на внутренней стороне обложки, если у сотрудника поменялось ФИО. Обязательно указывают реквизиты документов-оснований и заверяют печатью и подписью.

    Трудовая книжка

    При заполнении трудовой книжки, внесении в него корректировочных сведений кадровик руководствуется

    • Постановлением Правительства №225 от 16-04-03 г. (р.3);
    • Инструкцией Минтруда №69 от 10-10-03 г. (п. 2.3).

    Предыдущую запись (фамилию) на титульном листе (первой странице) зачеркивают одной прямой чертой и сверху пишут новую фамилию. Если сверху места недостаточно, то запись можно сделать снизу или сбоку.

    На внутренней стороне обложки нужно указать реквизиты документа, послужившего основанием для смены анкетных данных, например данные из свидетельства о браке. Эти сведения удостоверяет руководитель (уполномоченный представитель) фирмы своей подписью. Заверяется запись печатью организации в целом или ее кадровой службы.

    Смена фамилии предполагает и смену паспорта, данные которого, как правило, также указывают на внутренней стороне обложки документа.

    Внимание! Не забудьте внести изменения в журнал учета трудовых книжек.

    Где регистрируется

    Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.

    Оформление кадровых документов

    Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

    Трудовая книжка

    В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

    Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.

    На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

    Рис. 2. Трудовая книжка с исправлениями

    Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Трудовой договор

    Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

    Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

    Читайте так же:  Можно ли подать алименты на бабушку

    Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

    Рис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии

    Личная карточка работника

    При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

    Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

    При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

    В какие документы вносить изменения

    Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

    После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

    Элементы документа

    В верхней части приказа прописывается полное наименование организации, руководитель которой подписывает документ. На листе ниже расположен сам приказ с номером и наименованием. Слева – город, справа – дата принятия. После вводных данных располагается суть приказа.

    Первая часть – мотивировка. Прописывается, на основании каких конкретно документов издается приказ, указываются их номера и даты. Классический вариант – свежий паспорт работника, его заявление плюс свидетельство о заключении брака.


    В качестве важных дополнений в приказе упоминаются:
    • Дата, с которой все учредительные документы организации должны содержать новую фамилию работника.
    • ФИО работника кадровой службы (бухгалтерии или любого другого отдела, занимающегося кадровыми вопросами), который ответственен за смену и уведомление бухгалтерии о переменах.
    • Сведения о том, что нужно внести изменения в расчетные документы.

    На практике частенько возникает путаница именно с расчетными документами. Работнику могут не выдать заработную плату вовремя в связи с тем, что он проходит под другой фамилией.

    В конце приказа должна стоять подпись руководителя учреждения с указанием его должности и расшифровкой.

    Информация в заявлении на смену фамилии, имени или отчества

    Итак, подавая заявление, укажите в нём такие данные о себе:

    • ФИО, год, месяц и день рождения, национальность (по желанию), гражданство, место проживания, семейное положение;
    • ФИО, год, месяц и день рождения каждого ребёнка, если у Вас есть несовершеннолетние дети;
    • Номера и серии всех документов, о которых ранее были внесены записи в книгу актов гражданского состояния. К таким документам относятся: свидетельство о заключении брака, свидетельство о рождении, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о рождении ребёнка. Каждый из документов, который был составлен раньше, имеющий какое-либо отношение к заявителю или его ребёнку до 14 лет должен быть указан в настоящем заявлении;
    • вписываете новую фамилию, имя и отчество, которые теперь Вы будете носить;
    • указываете причину смены паспортных данных;
    • ставите дату подачи заявления и свою подпись.

    Основания

    Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.

    Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две. Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания). Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.

    Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.

    Ответственность

    В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.

    Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.

    Вопрос: На основании какого документа нужно сделать запись в трудовую книжку о смене фамилии? Сотрудником было представлено свидетельство о расторжении брака и о свидетельство о смене фамилии? Сделали запись в трудовой на основании свидетельства о расторжении брака. Является ли эта запись верной, и если не является верной, то нужно сделать запись с исправлением на обложку трудовой книжки и вкладыша? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)

    На основании какого документа нужно сделать запись в трудовую книжку о смене фамилии? Сотрудником было представлено свидетельство о расторжении брака и о свидетельство о смене фамилии? Сделали запись в трудовой на основании свидетельства о расторжении брака. Является ли эта запись верной, и если не является верной, то нужно сделать запись с исправлением на обложку трудовой книжки и вкладыша?

    Да, запись является верной. Изменение фамилии вносится на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные на основании паспорта, свидетельств о расторжении брака, об изменении фамилии со ссылкой на их номер и дату.

    В соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

    Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

    Читайте так же:  Предотвращение жестокого обращения с детьми

    Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.

    Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

    Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

    Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

    Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

    Глава VII. Государственная регистрация перемены имени (ст.ст. 58-63)

    Глава VII. Государственная регистрация перемены имени

    >
    Перемена имени
    Содержание
    Федеральный закон от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (с изменениями и дополнениями)

    © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

    Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак

    Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – документ, часто подписываемый в женских коллективах. Кроме того, даже сотрудник мужского пола иногда меняет фамилию по этой причине. А изменение фамилии ведет к смене данных о сотруднике в кадровой службе.

    Не стоит забывать об изменении фамилии в бухгалтерском учете, который касается этого работника и пр. Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.

    Оформление бухгалтерских документов

    В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

    Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

    Замена СНИЛС

    В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

    Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

    В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.

    Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

    • заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
    • опись документов (форма АДВ-6);
    • старое свидетельство работника;
    • копия паспорта работника.

    Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

    В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

    Лицевой счет работника

    Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

    Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

    Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

    Банковские счета и карты

    В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

    После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

    Как исправлять фамилию из-за ошибки кадровика

    Ошибки, допускаемые при написании персональных сведений, встречаются нередко, и специалистам по кадрам важно знать, как поменять фамилию в трудовой книжке, если персональные данные сотрудника неверны.

    Причина — запись на слух, невнимательное прочтение паспорта. Несовпадение в личных данных вызовет в дальнейшем проблемы с назначением пенсии. Сотруднику придется подтвердить принадлежность ТК в судебном порядке (п. 44 постановления правительства РФ от 24.07.2002 № 555).

    Ошибки по п. 27 правил, установленных постановлением правительства № 225 от 16.04.2003, устраняет работодатель, который:

    1. Допустил ошибку.
    2. Является действующим.

    Первый вариант применяют, если трудовая находится на руках сотрудника, и он имеет возможность направить документ работодателю для корректировки.

    Второй вариант возможен при предъявлении официальной бумаги от работодателя, нарушившего ранее правильность оформления (п. 27 правил постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Возможным подтверждающим документом для корректировки становится справка от допустившего ошибку предприятия на бланке с подписью руководителя, заверенной печатью.

    Законодатель четко не определяет алгоритм исправления Ф.И.О. на титульном листе. Правила, утвержденные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и инструкция по постановлению Минтруда № 69 от 10.10.2003 впрямую не регулируют способ исправления ошибок в фамилии. Но из них следует возможный алгоритм:

    1. Для корректировки Ф.И.О. в книжке, имеющей иные записи, следует зачеркнуть некорректные сведения. Рядом пишут правильные.
    2. Вносить исправления следует ручкой со светостойкой и водостойкой пастой черного, фиолетового, темно-синего цвета. Применение корректора или ножа для зачистки не разрешено.
    3. Неверную запись зачеркивают одной сплошной линией. Рядом указывают верные данные и ссылку на реквизиты документа, который является основанием для исправления. В любом случае корректируют сведения при предоставлении документов-оснований (например, паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака).
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Вот образец смены фамилии в трудовой книжке при ошибке работодателя:

    Источники

    Документ основание смены фамилии
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here