Нужен приказ при смене фамилии

Предлагаем статью на тему: "Нужен приказ при смене фамилии" с полным описанием проблемы и дополнительными данными. Актуальность информации на 2020 год и другие нюансы можно уточнить у дежурного юриста.

Работник сменил фамилию. Что делать кадровику

Смена анкетных данных работников организации – явление нередкое. Чаще всего меняют фамилию, если заключается брак, оформляется развод либо по другим, схожим с назваными, причинам. Такую возможность дает ФЗ №143 от 15-11-97 г., ст. 58 (1).

Задача отдела кадров – грамотно отразить смену данных в документации. При этом в законодательстве порядок изменения анкетных сведений полностью не определен. Как действовать кадровику, чтобы это законодательство не нарушить? Практические вопросы применения законодательства при смене личных данных сотрудников – тема настоящей статьи.

Основание для изменений

Общее правило требует корректировку персональных данных начинать с получения заявления работника. К документу прилагаются подтверждающие бумаги (копии), издается приказ руководителя, являющийся сигналом к действию для отдела кадров.

К сведению! Законодательство не предусматривает каких-либо санкций за отсутствие заявления от гражданина (как и приказа руководителя), однако наличие его избавляет кадровика от многих неожиданностей и вопросов в будущем.

К заявлению гражданин прилагает копии документов, служащих основанием изменений: свидетельство о браке (о расторжении брака), паспорт, в котором зафиксирована иная фамилия, копия судебного постановления и пр.

Следующий шаг – приказ руководителя, предписывающий кадровику сменить анкетные данные сотрудника. Единой формы такого документа нет. Шапка приказа может содержать формулировку: «Об изменениях в документах, содержащих персональные данные (ФИО)». Некорректно использовать фразы вида: «Приказываю изменить персональные данные (ФИО)», «Считать Иванову с такой-то даты Петровой» и другие, подобные им. Директор фирмы не уполномочен изменять персональные данные – это функции определенных госструктур. Вне зависимости от содержания приказа, Иванова, на основании выданных ей документов, так или иначе будет именоваться Петровой с определенной даты.

Затем отдел кадров вносит коррективы в целый ряд документов, содержащих персональные данные сотрудника.

Приказ о смене фамилии сотрудника

Итак, необходимо взять заявление у сотрудника на имя директора с пожеланием внести изменения в документы. К нему обязательно должны быть приложены ксерокопии документов, которые подтверждают факт смены фамилии (паспорт, свидетельство о браке и т. д.). Подлинники предъявляются в оригинале.

Далее следует издать приказ о смене фамилии за подписью директора. Обязательно нужно будет ознакомить под роспись с документом самого работника.

Есть один нюанс. А какой же датой оформить приказ? Свидетельство о браке выдавалось одним числом, паспорт меняется еще пару недель… Соответственно, и дата в нем другая. И работник может документы принести в любой момент.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Оформление смены фамилии

Рассматриваемая кадровая операция подразумевает должное документальное оформление. Кроме этого, процедура должна происходить на законных основаниях. Сотрудник перед этим должен получить подтверждающие документы компетентных органов и предоставить их по месту работы.

Сама процедура состоит из следующих этапов:

  • Приём заявления от работника с предоставлением документов.
  • Составление приказа о смене фамилии.
  • Внесение изменений в необходимые документы.

Рассматривая подробнее последний этап, следует сделать акцент на необходимости корректной смены фамилии в ряде документов предприятия. Первоочередным будет являться трудовая книжка работника и его личное дело.

Впоследствии следует изменить также и трудовой договор с работником. При этом допускается как заключение дополнительного соглашения, так и составление нового документа, но уже с обновлёнными данными.

Далее следует изменить свидетельство об обязательном пенсионном страховании, расчётные документы и переоформить банковскую карточку работника.

Какие еще документы нуждаются в изменениях?

Следует заметить, что при смене сотрудником фамилии нужно внести коррективы еще в ряд документов:

  • трудовую книжку;
  • журнал движения трудовых книжек;
  • личную карточку сотрудника (форма Т-2);
  • личное дело;
  • трудовой договор.

Заменить необходимо свидетельство пенсионного страхования и зарплатную карточку работника.

Исправление фамилии в трудовой книжке необходимо сделать обязательно. Порядок изменений установлен инструкцией № 30. Все коррективы вносит последний работодатель на основании подтверждающих документов с указанием номеров и дат.

Исправления вносятся на первой странице трудовой. Одной чертой зачеркивается старая фамилия, и над ней вписывают новую. Ссылка на документ указывается на внутренней стороне обложки. Все это заверяется подписью и печатью.

Такая процедура может повторяться неоднократно при новых случаях смены фамилии.

Приказ о смене фамилии сотрудника является основанием для исправлений в личной карточке работника.

Ну и, наконец, изменить следует данные и в трудовом договоре. Однозначных указаний и норм относительно того, как это правильно сделать, нет. Хотя чаще всего используются два варианта. В первом можно к трудовому договору оформить дополнительное соглашение. Там перечислить по пунктам, какие вносятся изменения.

Второй вариант более сложный. Нужно внести коррективы прямо в сам трудовой договор. Причем в оба экземпляра.

Обязательна ли точная форма

Утвержденной формы этого приказа не существует. Законом предусмотрены только требования к бумаге, которая будет издаваться по этому поводу. И главное из них — содержание реквизитов тех первичных документов, которые послужили основанием. Это прямо сказано в девятой статье Закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Таким образом, у приказа может быть любая форма. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Руководствоваться при этом нужно ГОСТ Р 6.30-2003. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.

Форма заявления не установлена

Действительно, в такой ситуации приказ по кадрам нельзя выпустить без соответствующего заявления. И сразу скажем, что единая форма для таких прошений отсутствует. Поэтому заявление может быть написано в свободной форме.

Читайте так же:  Судебное установление отцовства осуществляется в порядке

Но чтобы ничего не выдумывать с нуля, проще использовать образец кадрового заявления о смене фамилии, разработанный нашими специалистами.

Генеральному директору
ООО «Аларм-сервис»
П.Н. Збруеву

от бухгалтера
И.В. Стрешневой (Серафимовой)

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии вследствие вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Серафимова, новая фамилия – Стрешнева.

К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

– копию свидетельства о заключении брака I-МП № 458153 от 22.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
– копию паспорта РФ серии 4515 № 423561, выданного 07 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения 772-052.

08.02.2018 Стрешнева И.В. Стрешнева

Приведенный образец заявления вы можете здесь бесплатно скачать по прямой ссылке с нашего сайта в удобном формате Word и скорректировать его под себя.

Основания для изменения фамилии работника

Причины, по которым сотрудниками могут меняться свои фамилии, достаточно разнообразны и все они зафиксированы в нормативной базе страны. Так, стремление к обретению новой фамилии может быть вызвано неблагозвучностью прежней. Закон также допускает такие изменения по религиозным убеждениям человека либо же по иным причинам, носящим субъективный характер.

Для работодателя самым распространённым примером, которому следует уделить внимание, является заключение и расторжение брака его подчиненным.

При наличии одобрения изменения фамилии компетентным органом в любом перечисленном случае гражданин обязан самостоятельно уведомить все учреждения, где необходимо внести изменения. Одним из них, конечно же, является место работы.

Внутри предприятия такая процедура регулируется, как правило, локальным правовым актом. Помимо прочего, им также устанавливается ответственность за несвоевременное сообщение об изменении фамилии.

Также обязанность может быть указана как в трудовом или коллективном договорах, так и в должностной инструкции. Важно, чтобы с таким ЛНА в обязательном порядке были ознакомлены все работники предприятия.

Начинаем с заявления и приказа

Процедуру внесения записей в трудовую книжку обязательно предваряет заявление сотрудника о смене фамилии и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.

К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей или сотрудником. Такими документами выступают:

  1. Паспорт.
  2. Свидетельство о заключении брака.
  3. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).

Приказ о смене фамилии: пример 2018 года

На уровне закона форма приказа о смене работником фамилии и необходимости внести соответствующие коррективы в документы по кадрам и бухгалтерии законом не утверждена. Поэтому его можно составить в произвольной форме. При этом нужно обязательно учесть обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные законодательством (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

Чтобы не забыть включить все необходимые реквизиты в бланк рассматриваемого распоряжения, лучше использовать готовый образец приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак. Понятно, что составить нужный документ удобнее, используя бланк, разработанный специалистами и уже опробованный на практике. Вот он:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АЛАРМ-СЕРВИС»
(ООО «АЛАРМ-СЕРВИС»)
______________________________________________________________________________

ПРИКАЗ № 24-к/18

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 22.01.2018

На основании свидетельства о браке I-МП № 458158 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

изменить в учетных документах фамилию бухгалтера Серафимовой Инны Васильевны на фамилию Стрешнева.

Генеральный директор Збруев /П.Н. Збруев/

Также здесь вы можете с нашего сайта по прямой ссылке бесплатно скачать заполненный образец 2018 года этого приказа о смене фамилии после замужества в формате Word. И использовать его, когда работник/работница меняет фамилию в связи с вступлением в брак.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Приказ о смене фамилии сотрудника: образец

В процессе рабочей деятельности многие кадровики сталкиваются с такой ситуацией, как изменение сотрудником его фамилии. Подобное решение может принять любой работник, при этом служащему отдела кадров необходимо знать, как правильно зафиксировать соответствующие изменения. В данной статье речь пойдёт о том, как грамотно оформить приказ о смене фамилии сотрудника, а также какие документы следует изменить и на что обратить внимание при этом.

Новый СНИЛС

Учтите, что персональные данные, которые приведены на карточке страхового пенсионного свидетельства – СНИЛС, должны соответствовать данным паспорта работника. Поэтому при смене фамилии (+ имени и/или отчества), Пенсионный фонд выдает новое вместо выданного ранее свидетельство обязательного пенсионного страхования. При этом номер индивидуального лицевого счета останется прежним.

В ситуации смены фамилии по причине вступления в брак пройти процедуру обмена свидетельства можно лично либо через своего работодателя. Хотя жёсткая обязанность заменить его законом не установлена.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Куда и как вносятся коррективы

Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:

  • Трудовой книжке. Это прописано в 26 пункте Правил хранения, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Причем изменения вносятся аккуратно. На лицевой стороне трудовой книжки фамилия перечеркивается одной чертой (так, чтобы предыдущую можно было прочитать). А информацию о том, почему это делается – ссылку на приказ с номером и датой – размещают на внутренней стороне обложки. Все заверяется «автографом» руководителя либо начальника кадровой службы и печатью организации.
  • Личной карточке работника по форме Т-2.
  • В личном деле. Оно должно будет содержать копию свидетельства о заключении брака.
  • Трудовом договоре. Для этого составляется к нему отдельное дополнительное соглашение с прописыванием причин изменения фамилии. Есть еще один вариант – переписать весь договор заново с новой фамилией.
  • Свидетельстве обязательного пенсионного страхования. В связи с Постановлением Пенсионного фонда №195п от 31 июля 2006 года оформить смену информации в этом документе может как сам работник, так и сотрудник кадровой службы компании, в которой он работает.
  • Банковской карточке.
Читайте так же:  Исковое заявление в суд на развод образец

Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.

Дополнительные коррективы

При изменении личной информации после свадьбы, сотрудник обязан известить работодателя. Отдел кадров должен подготовить постановление и внести соответствующие корректировки в учетные документы:

  1. Трудовая книжка. На первой странице горизонтальной чертой перечеркивается старая фамилия. Сверху указывается новая. На внутренней стороне обложки фиксируется запись: «Фамилия изменена на _____, на основании свидетельства серия___№____.
  2. Журнал движения трудовых книжек.
  3. Форма т-2 личной карточки сотрудника.
  4. Личное дело. Ксерокопия брачного свидетельства и паспорта подшиваются к материалам дела.
  5. Трудовой договор. Необходимо составить дополнительное соглашение с указанием изменений и
  6. Пенсионное страховое свидетельство. Документ выдает Пенсионный фонд. Заказать СНИЛС может сам работник или сотрудник кадровой службы предприятия.
  7. Банковская карта сотрудника. Если зарплата перечисляется по безналичному расчету, бухгалтер должен получить обновленные реквизиты карты. Сотруднику необходимо обратится в отделение банка по месту открытия счета, и получить новую карту, с учетом новых паспортных данных.

Начальник отдела кадров должен знать, что прохождение одного сотрудника под разными фамилиями является нарушением. Если вовремя не поменять данные в учетной документации, сотрудник лишится больничных пособий, не сможет корректно оформить отпуск. Своевременный учет смены персональных данных прописан в должностных инструкциях отдела кадров.

Запись в трудовой книжке о смене фамилии: образец 2020 года

В какие еще документы нужно внести изменения

Прежде всего следует обратить внимание на личную карточку работника и внести изменения в нее.

Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения. Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку.
Необходимо также указать дату изменения сведений.

Удобно вносить указанные изменения и в разделе дополнительных сведений личной карточки.

Кроме того, анкетные данные необходимо изменить:

  • в табеле учета рабочего времени (и расчета оплаты труда, если применяется этот бланк), ф. Т-12 (13);
  • в графике отпусков, ф. Т-7;
  • в лицевом счете, ф. Т-54 (54А).

В небольших организациях нередко функции бухгалтерской и кадровой службы совмещает один сотрудник. Целесообразно в таком случае напомнить работнику и о необходимости замены:

  • пенсионного свидетельства;
  • банковских реквизитов карты (если зарплата перечисляется через банк).

Это продиктовано важностью корректной сдачи индивидуальных сведений в Фонд на сотрудника. Ошибка может вылиться для организации в отказ приема отчетности и штрафные санкции.

Несвоевременное же перечисление заработной платы чревато конфликтом с сотрудником и перспективой внеплановых проверок для фирмы.

У ответственных лиц фирмы отсутствует обязанность извещать о смене анкетных данных Фонды соцстраха, медстраха. Нет необходимости и в обращении в налоговую за получением обновленного ИНН на сотрудника. Замена персональных данных гражданина не связана с изменением его идентификационного номера.

Порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой

«Отдел кадров», 2008, N 3

Вопрос: Наша сотрудница вышла замуж. У нее поменялась фамилия и паспортные данные, и необходимо внести изменения не только в трудовую книжку, но и в другие учетные документы. Каков порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой? Заменить свидетельство пенсионного страхования должна наша организация или сама работница?

Ответ: Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени или отчества и других документов. Такое указание содержит п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Поэтому для внесения изменения в трудовую книжку вашей сотрудницы, вышедшей замуж, достаточно будет свидетельства о заключении брака. Кроме документа, подтверждающего изменения, целесообразно взять с сотрудницы заявление об изменении учетных данных примерно такого содержания: «В связи со вступлением в брак прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию «Куренкова» на «Гончарова». Копию свидетельства о браке IV-АВ N 987654, выданного Автозаводским отделом ЗАГС г. Нижнего Новгорода 11.07.2008, прилагаю».

Как только работник представил вам необходимые документы, издаете приказ по личному составу об изменении фамилии — для того, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений с начислением и выплатой заработной платы. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому его составляют на бланке организации с соблюдением реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Все распорядительные документы вступают в силу после их подписания или доведения до сведения исполнителя, поэтому нужно в приказе указать должностное лицо, ответственное за исполнение приказа, его фамилию и инициалы.

После приказа вносите изменения во все учетные документы, в том числе личную карточку формы Т-2 и трудовую книжку. Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, установлено, что изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки в следующем порядке: одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию и записывают новые данные. Ссылка на соответствующий документ, а также его номер и дату делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (или кадровой службы). Смена фамилии подразумевает смену паспортных данных, а следовательно, придется вносить изменения и в трудовой договор. Это делается путем составления дополнительного соглашения, в котором указывают новую фамилию и паспортные данные.

Читайте так же:  Как поменять заемщика по ипотеке при разводе

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – документ, часто подписываемый в женских коллективах. Кроме того, даже сотрудник мужского пола иногда меняет фамилию по этой причине. А изменение фамилии ведет к смене данных о сотруднике в кадровой службе.

Не стоит забывать об изменении фамилии в бухгалтерском учете, который касается этого работника и пр. Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.

Где регистрируется

Видео (кликните для воспроизведения).

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.

Особенности написания и оформления. Образец

Так вот, приказ о смене фамилии сотрудника нужно оформлять в тот день, когда ему выдали новый паспорт, ведь изменения в большинство деловых бумаг всегда вносятся на основании именно этого документа.

Данный документ относится к группе приказов по личному составу. Строгих требований к его написанию нет. Документ можно составить в произвольной форме, естественно, учитывая общие требования нормативно-правовых актов по подготовке и изданию приказов.

Как оформлять приказ о смене фамилии сотрудника? Образец, представленный ниже, поможет разобраться в этом вопросе.

г. Иваново «___» ________ 2015 г.

Об изменении учетных данных

В связи со сменой фамилии сотрудницы Петровой Н. Н., приказываю:

1. Внести изменения в учетные документы работника с 01.01.2015 г., изменить фамилию с Петровой на Васечкину в связи со вступлением в брак.

Директор предприятия _______________

Развод

В случае с разводом дело обстоит по точно такой же схеме. Главное – дождаться момента, когда сотрудница организации получит свидетельство о разводе и паспорт с обновленными данными на руки.

Фамилия, имя или отчество могут смениться и из-за других причин. Работник может изменить свое ФИО в любой момент по собственной инициативе. От причин будут меняться только основания для издания приказа. В его содержании не будет существенных изменений. В описанных случаях будет правильно ориентироваться на приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

Как оформить приказ о смене фамилии сотрудника

Частенько в работе кадровика возникает вопрос: «А нужен ли приказ о смене фамилии сотрудника?» Ответ однозначный: нужен! Причем одним лишь приказом в данном случае не отделаешься.

Из-за смены фамилии (имени) придется внести определенные коррективы во многие документы. Но на то должны быть законные основания. И одного лишь устного сообщения от работника мало.

Трудовой договор

Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.

Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.

Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.

Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов. В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.

Ответственность работника

Как ни странно, обязанность работника сообщать своему руководству о смене фамилии действующим законодательством прямо не предусмотрена. Однако возможность привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом факте всё же можно. Это тот случай, когда соблюдены 3 следующих условия:

  • обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
  • в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
  • сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.

Почему вопрос актуальности Ф.И.О. сотрудника так важен для организации, где он работает? А потому что это повлечёт многочисленные нестыковки и ошибки в отчётности в Пенсионный фонд (СЗВ-М и др.) и налоговую (справки 2-НДФЛ и др.). Вплоть до реальных административных штрафов.

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак: образец

Вместо послесловия

Вот такие изменения в документах влечет за собой, казалось бы, простая смена фамилии сотрудника. Но о них нужно всегда помнить кадровику, чтобы не возникла ситуация, при которой один и тот же человек в разных документах будет проходить под разными фамилиями.

Приказ о смене фамилии в связи с заключением брака

Работники кадровой службы любого предприятия часто сталкиваются с вопросом о смене фамилии сотрудников после замужества. Изменение данных должно в обязательном порядке фиксироваться в документах компании. В первую очередь нужно грамотно оформить приказ о смене фамилии.

Датировка

Часто даты этого документа вызывают вопросы. В наличии у кадровика три даты: когда было выдано свидетельство о заключении брака, когда работник на руки получил паспорт с измененной фамилией и когда подал заявление в кадровый отдел с просьбой о внесении изменений.

Внимание! Правильно оформленный приказ должен быть датирован третьим числом (не позднее трех рабочих дней с его подачи): когда сотрудник изъявил желание смены документов. До этого момента организация не имеет права вносить какие-либо изменения в личное дело или куда-либо еще.

Читайте так же:  Почему дети обижают родителей

Основания

Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.

Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две. Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания). Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.

Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.

Трудовая книжка

При заполнении трудовой книжки, внесении в него корректировочных сведений кадровик руководствуется

  • Постановлением Правительства №225 от 16-04-03 г. (р.3);
  • Инструкцией Минтруда №69 от 10-10-03 г. (п. 2.3).

Предыдущую запись (фамилию) на титульном листе (первой странице) зачеркивают одной прямой чертой и сверху пишут новую фамилию. Если сверху места недостаточно, то запись можно сделать снизу или сбоку.

На внутренней стороне обложки нужно указать реквизиты документа, послужившего основанием для смены анкетных данных, например данные из свидетельства о браке. Эти сведения удостоверяет руководитель (уполномоченный представитель) фирмы своей подписью. Заверяется запись печатью организации в целом или ее кадровой службы.

Смена фамилии предполагает и смену паспорта, данные которого, как правило, также указывают на внутренней стороне обложки документа.

Внимание! Не забудьте внести изменения в журнал учета трудовых книжек.

Должны быть подтверждающие документы

Важно понимать, что к заявлению о смене фамилии после замужества следует обязательно приложить копии подтверждающих документов. Без них заявление кадровику принимать нельзя. Тем более что они должны быть на руках у сотрудницы. Специалисту кадровой службы останется просто сделать с них копии и приложить их к заявлению.

В данной ситуации основным необходимым документом выступает свидетельство о заключении брака:

Такой документ предоставит сотруднице ЗАГС (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Также понадобится копия нового паспорта работницы, который ей выдаст паспортно-визовое отделение ОВД (УВД) соответствующей территории.

Оформление приказа о смене фамилии сотрудника

Приказ об изменении фамилии в связи со вступлением в брак составляется на основании заявления сотрудника. После замены старого паспорта работник должен сообщить о корректировке личных данных в отдел кадров.

Заявление подается в письменном виде. Форма написания свободная. На бланке необходимо указать:

  • причину изменения сведений;
  • прежние личные данные;
  • новые данные;
  • перечень документов-оснований.

Изменение личной информации должно быть обеспечено документами, удостоверяющими личность. При подаче заявления необходимо предоставить копии и оригиналы:

  • свидетельство о регистрации брака;
  • паспорт;
  • СНИЛС (полученный на основании нового паспорта).

Положение о смене фамилии относится к обязательной группе приказов и положений по личному составу предприятия. Структура распоряжения на законодательном уровне не установлена. Документ может быть оформлен в программе 1С или на фирменном бланке предприятия:

  1. «Шапка» содержит полное наименование фирмы.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Название распоряжения: «об изменении персональных данных».
  4. В преамбуле указываются фио сотрудника, должность. Старые и новые данные.
  5. В резолютивной части прописывается указание начальнику отдела кадров о внесении изменений в учетные положения личного состава организации.
  6. Перечень документов-оснований (заявление работника, номер и серия свидетельства о браке, данные паспорта).
  7. Подпись директора, исполнителя и сотрудника.

  1. Датировка приказа должна соответствовать дате подачи сотрудником соответствующего заявления. Распоряжение оформляется не позднее трех дней с момента обращения работника. В данном случае ошибочно брать в расчет дату бракосочетания. Перемена личных данных возможна только после получения паспорта.
  2. По регламенту распоряжения фиксируются в Регистрационном журнале приказов.
  3. Распоряжение о перемене персональных данных должен быть доведен до сведения сотрудника, и бухгалтера (под роспись).

Требуем заявление и подтверждающие документы

Чтобы издать рассматриваемый приказ, необходимо получить:

  1. Заявление сотрудницы.
  2. Копии документов, подтверждающие изменения, произошедшие в ее жизни.

Причем подтверждающие документы нужны обязательно; слова сотрудницы не могут служить основанием для издания приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

На практике предоставить работодателю подтверждающие документы для сотрудницы не составит труда. Ведь все корректировки в Ф.И.О. проходят через ЗАГСы (органы записи актов гражданского состояния) и подлежат оформлению документально (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). По итогам фиксации всех изменений на руки человеку чиновники выдают подтверждающий документ.

В описанной ситуации после замужества от сотрудницы потребуются 2 документа:

  • паспорт;
  • свидетельство о заключении брака.

Элементы документа

В верхней части приказа прописывается полное наименование организации, руководитель которой подписывает документ. На листе ниже расположен сам приказ с номером и наименованием. Слева – город, справа – дата принятия. После вводных данных располагается суть приказа.

Первая часть – мотивировка. Прописывается, на основании каких конкретно документов издается приказ, указываются их номера и даты. Классический вариант – свежий паспорт работника, его заявление плюс свидетельство о заключении брака.


В качестве важных дополнений в приказе упоминаются:
  • Дата, с которой все учредительные документы организации должны содержать новую фамилию работника.
  • ФИО работника кадровой службы (бухгалтерии или любого другого отдела, занимающегося кадровыми вопросами), который ответственен за смену и уведомление бухгалтерии о переменах.
  • Сведения о том, что нужно внести изменения в расчетные документы.

На практике частенько возникает путаница именно с расчетными документами. Работнику могут не выдать заработную плату вовремя в связи с тем, что он проходит под другой фамилией.

В конце приказа должна стоять подпись руководителя учреждения с указанием его должности и расшифровкой.

Образец приказа о смене фамилии сотрудника

Действующее законодательство не устанавливает единую форму составления такого рода документа. Единственным требованием является наличие общепринятых элементов приказа, соответствующих нормам делопроизводства, а также законных оснований.

Читайте так же:  Похищение детей в турции реальные истории

Ниже будет рассмотрена ситуация, в которой сотрудница предприятия написала заявление о смене фамилии ввиду вступления в брак. Прежде всего, документ должен содержать наименование предприятия, его идентификационный номер и адрес.

Далее следует указать регистрационный номер и дату приказа.

Датировка может вызвать определенные трудности у кадрового инспектора, поскольку свидетельство о браке и новый паспорт гражданина РФ будут иметь различную дату. Для корректного проставления даты приказа следует, всё же, руководствоваться датой получения нового паспорта, так как именно на его основании вносятся изменения в учётные документы.

После вводной части документа следует приступить к непосредственному описанию причин для смены фамилии, со ссылкой на подтверждающие документы.

На практике, приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак должен иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Луч»

ИНН 987654321 г. Орёл, ул. Восточная 22

03.06.2018 г. г. Орёл

«О внесении изменений в учётные данные»

На основании свидетельства о заключении брака I-MC№123456 от 25.05.2018 г., выданного Территориальным отделом ЗАГС г. Орла Управления ЗАГС Орловской области, паспорта гражданина РФ, а также заявления специалиста отдела продаж ООО «Луч» Петровой О.А.,

  1. В срок до 10.06.2018 г. изменить во всех учётных документах ООО «Луч» фамилию специалиста отдела продаж Петровой О.А. на фамилию Васильева.
  2. Настоящий приказ довести до сведения бухгалтерии для внесения изменений в расчётную документацию
  3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление Петровой О.А., копия свидетельства о заключении брака I-MC№123456 от 25.05.2018 г., копия паспорта гражданина РФ № 123456, выданный отделом УФМС г. Орёл

Директор ООО «Луч» Максимов М.М.

Начальник отдела кадров ООО «Луч» Иванова А.Б.

С приказом ознакомлена: Петрова О.А

Составленный документ подписывается руководителем предприятия, а также лицом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. Также с бумагой следует ознакомить и того работника, в отношении которого он составляется.

Приказ о смене фамилии относится к категории документов по личному составу, и подлежит обязательной регистрации в соответствующем журнале.

По завершению описанных выше действий документ примет юридическую силу, и вносимые изменения будут считаться совершенными на законных основаниях.

Процедура изменения фамилии работника имеет достаточно простую последовательность, однако кадровому инспектору следует обратить внимание на указанные выше нюансы.

Образец заявления в отдел кадров о смене фамилии при вступлении в брак

Делаем запись в трудовой книжке правильно

После подачи заявления и выпуска распоряжения об изменении фамилии сотрудницы во всех документах, можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2020 года выглядит следующим образом и помогает сделать это без ошибок:

Порядок действий таков: старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом обязательна ссылка на документы, послужившие основанием для внесения данных корректив (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

Видео (кликните для воспроизведения).

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

Источники

Нужен приказ при смене фамилии
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here